Inköp

Processägare: VD

Ovan flöde illustrerar arbetet inom stödprocessen inköp.

Inköpsprocessen fungerar som stöd till främst huvudprocesserna men också i övergripande inköp som sker i ledningsprocessen.

Övergripande är rutinerna för inköp inhämta priser, utvärdera, kontrollera leverantör, förhandla fram bästa deal och teckna avtal.

Offertförfrågan

När vi startar inköpsprocessen så upprättar vi en lista över de vi tänkt fråga inom de olika disciplinerna. Detta görs i filen KALKYLPROJEKT – Offertförfrågningar.xlsx som fortlöpande uppdateras med kommentarer, vilka offerter som inkommit etc. Sträva efter att fråga minst tre inom varje disciplin.

Maila inte bara ut förfrågningar utan ring gärna leverantörer för att få en känsla av produkten, konkurrensbilden osv.

Förfrågningsmaterial

Gå igenom förfrågningsunderlaget och sätt ihop en mapp med alla aktuella dokument. Försök göra det så överskådligt som möjligt, t.ex döp ritningsfiler till aktuella typer. Tänk på att om vi svårt att överblicka projektet kommer även våra leverantörer ha det.  Placera mappen i Veako AB\Gruppwebbplats – Gemensamt\17 TILLFÄLLIGT DELAT\Projektnamn.

Dela sedan filen genom att följa stegen här under:

Lista och arkivering

Var nog med att uppdatera filen KALKYLPROJEKT – Offertförfrågningar.xlsx. Detta underlättar mycket när vi väl ska göra inköpet och utvärdera offerter.
Det samma gäller när offerter sparas in i mappsystemet. Döp offerten så att det framgår vad den avser, vem den kommer ifrån och vilket datum den kom.
Se också till att du har ordning på förfrågningsmailen som skickats. Du kan hamna i läge där det uppstår frågor om vad som varit med i förfrågan etc.

Utvärdering

Utvärdering görs i filen Projekt – Utvärdering inköp.xlsm.

Tänk på att det inte alltid är priset som avgör. Fråga dina kollegor om deras erfarenhet av leverantören.

Vid kritiska och/eller stora inköp bör leverantörer bjudas in på möte för genomgång av deras offerter.

Kontroll & bedömning av Leverantörer & UE

Det är viktigt att vi har en bra styrning och kontroll av de leverantörer och UE som vi anlitar. Detta då de direkt eller indirekt kan påverka oss både ekonomiskt men också kvalitetsmässigt. I vår ambition och åtagande mot en förbättrad miljö- och arbetsmiljö prestanda, så bör vi också ställa relevanta krav vidare till leverantörer och UE.

Vi delar upp kontroll och bedömning av leverantörer och UE i två kategorier när det gäller själva hanteringen, enligt följande:

Leverantörer & UE till projekt:

Innan tecknande av avtal med leverantör behöver vi kontrollera och bedöma viktiga kriterier.
Detta hanterar vi genom vår inköpsplan, se mall nedan som ska bifogas projektet.
När ett projekt är avslutat så följer vi upp ihop med andra områden hur väl UE & leverantörer infriat våra och beställaren krav. I händelse av avvikelser och incidenter eller andra negativa upplevelser rapporterar vi ett ärende i vår avvikelse & händelsemodul.

Leverantörer & UE för löpande leverans:

Denna kategori av leverantörer och UE påverkar sällan vår kvalitet direkt vad gäller beställarkrav, men är ändå viktiga för oss att kontrollera över tid.
Vi har arbetat fram en utvärderingsmodell som vi kallar Utvärdering Centrala avtal. Genom detta dokument gör vi regelbundna uppföljningar, ur flera perspektiv för att följa upp att de är fungerande för Veako.
Dessutom används modellen för att hålla koll på avtalstider, prisvärdhet osv.
I händelse av avvikelser och incidenter eller andra negativa upplevelser rapporterar vi ett ärende i vår avvikelse & händelsemodul.

Avtal

Vi upprättande av avtal använder vi oss av våra avtalsmallar som återfinns i mappen för inköp i projekten.

Följande saker är viktiga att begära in och kontrollera, främst när det gäller underentreprenörer:

  • Begär in försäkringsbevis enl AB04/ABu-07
  • SKV4820 (hittas på skatteverket.se)
  • Begär in UE 2021
  • Begär in intyg på eventuella kravkurser/förarbevis/miljökrav på maskiner etc
  • Begär in riskvärdering för UE:s egna arbeten

Tre viktiga framgångspunkter

  • Inköpsplan
  • Prata med leverantörer, det räcker inte med mailkorr.
  • Tydligt upprättat avtal

Dokument

Namn
Avtalsmall – Konsult 220310
Avtalsmall – Material
Avtalsmall – Underentreprenad 220310
Avtalsmall – Maskiner och F-skattare 220310
Mall – Inköpsplan
Utvärdering leverantörer