Inkop Old

Processtyrning – Inköp

Ovan flöde illustrerar arbetet inom stödprocessen inköp.

Inköpsprocessen fungerar som stöd till främst huvudprocesserna men också i övergripande inköp som sker i ledningsprocessen.

Offertförfrågan

När vi startar inköpsprocessen så upprättar vi en lista över de vi tänkt fråga inom de olika disciplinerna. Detta görs i filen KALKYLPROJEKT – Offertförfrågningar.xlsx som fortlöpande uppdateras med kommentarer, vilka offerter som inkommit etc. Sträva efter att fråga minst tre inom varje disciplin.

Maila inte bara ut förfrågningar utan ring gärna leverantörer för att få en känsla av produkten, konkurrensbilden osv.

Förfrågningsmaterial

Gå igenom förfrågningsunderlaget och sätt ihop en mapp med alla aktuella dokument. Försök göra det så överskådligt som möjligt, t.ex döp ritningsfiler till aktuella typer. Tänk på att om vi svårt att överblicka projektet kommer även våra leverantörer ha det.  Placera mappen i Veako AB\Gruppwebbplats – Gemensamt\17 TILLFÄLLIGT DELAT\Projektnamn.

Dela sedan filen genom att följa stegen här under:

Lista och arkivering

Var nog med att uppdatera filen KALKYLPROJEKT – Offertförfrågningar.xlsx. Detta underlättar mycket när vi väl ska göra inköpet och utvärdera offerter.

Det samma gäller när offerter sparas in i mappsystemet. Döp offerten så att det framgår vad den avser, vem den kommer ifrån och vilket datum den kom.

Se också till att du har ordning på förfrågningsmailen som skickats. Du kan hamna i läge där det uppstår frågor om vad som varit med i förfrågan etc.

Utvärdering

Utvärdering görs i filen Projekt – Utvärdering inköp.xlsm.

Tänk på att det inte alltid är priset som avgör. Fråga dina kollegor om deras erfarenhet av leverantören.

Vid kritiska och/eller stora inköp bör leverantörer bjudas in på möte för genomgång av deras offerter.

Kontroll

Innan tecknande av avtal med leverantör ska följande kontrolleras:

Materialleverantör:

Underentreprenör:

  • UE2021
  • Försäkringsbevis
  •  Avtal

Tre viktiga framgångspunkter

  • Game plan
  • Checklista Uppstart
  • Fundera i termer om strategi och taktik för projektet.
    (Hur vinner vi delarna för att vinna helheten i projektet)

Processmätning

För att mäta och följa hur vår Planering och uppstartsprocess fungerar och levererar så har vi infört ett antal mätpunkter enligt nedan. Uppföljning sker i dokumentet ”Verksamhetsmål och nyckeltal”.

  • Procentuell utförd Checklista uppstart när vi börjar bygga

Dokument

  • Projekt Internt startmöte.docx
  • Checklista uppstart.xlsx

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.