Kalkyl old

Processtyrning – Kalkyl

Ovan processflöde illustrerar vår kalkylprocess med start i kalkylbeslut till överlämning

Inläsning

Ta över kalkylbeslutet från beslutsfattare i marknadsbearbetningen.

Börja med att skriv ut relevanta dokument så som AF-del, Teknisk beskrivning / mängdförteckning och ritningar. Tänk på miljön, det är oftast ingen mening med att skriva ut en MUR på 500 sidor.
Sätt in textdokument i en pärm samt anslå ritningar på väggar nära din arbetsplats. Under kalkylprocessen så är en lättillgänglig och överskådlig bild av projektet viktig.

Läs igenom AF-delen

Dubbelkolla så att vi klarar uppsatta krav i hela AF-delen, inte bara under AFB.52.
Upprätta lista över anbudskrav och vad som ska lämnas med anbudet. Klarar vi kraven? Behöver CV uppdateras?
Leta risker och möjligheter. För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls”

Läs på övriga handlingar

Vad och hur ska vi bygga?
Identifiera leverantörsbehov. Vilka offertförfrågningar behöver göras? För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls”. Prioritera vilka som är kritiska och måste ut omgående.
Leta risker och möjligheter. För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls

Platsbesök

Ta med ritningar och åk ut på plats. Fundera över och undersök saker som etableringsplats, tjocklek matjord, TA-lösning osv.

Anbudplanering

Gör en storleksbedömning av projektet
Upprätta en enkel tidplan över anbudsarbetet för att undvika tidsnöd på slutet. Efter att anbudsgenomgång är gjord och anbudspriset är bestämt så tar anbudet med inlämning ca 4-6 timmar att göra.
Fundera över tänkt organisation. Vilken platschef är tilltänkt?
Om kalkylen är stor, begär hjälp och fördela uppgifter. Boka in delavstämning av kalkylarbetet.
Boka anbudsgenomgång.

Kalkylering

Genom kalkylprocessen är det viktigt att föra anteckningar över tankar och beslut som tas. I huvudsak ska detta göras i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls” men även kommentarer i kalkylprogrammet eller en löpande dagbok underlättar för att skapa en Game plan.

Begär in prioriterade offerter. För anteckningar och uppdatera i dokumentet ”Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls”. Maila inte bara ut förfrågningar utan ring gärna leverantörer för att få en känsla av produkten, konkurrensbilden osv.
Skriv in kalkylen i kalkylprogram
Lägg in ”dummy-” eller erfarenhetsrecept för varje post i kalkylen.
Gör en ny bedömning av anbudets storlek och resursåtgång. Hur många grävmaskiner och hantverkare behövs?
Arbeta vidare med inköp och dokumentet ”Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls”. Lägg fokus på de viktigaste köpen och fråga minst tre på dessa.

Viktigt att fortlöpande uppdatera dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls” genom hela processen.

Anbudsgenomgång

Anbudsgenomgången är viktig och därför bör ostörd tid sättas av till detta. Beroende på anbudsstorlek krävs ofta ½ till 1 full arbetsdag.

Inlämning / Överlämning

Genom denna del är det bra att kolla och dubbelkolla sig själv hela tiden. Lätt att göra fel, missa dokument eller hamna i tidsnöd. Ta hjälp om det behövs.

Anbudsinlämning

Sätt ihop alla anbudsdokument i mappen ”Anbud”.
Bocka av listan över anbudskrav och vad som ska lämnas med anbudet som upprättades under inläsningen.
Kontrollera dig själv
Ladda upp i upphandlingsportal
Kontrollera dig själv. Kolla igenom listan en gång till.

Överlämning

Förbered för att vi vinner anbudet och kalkylen ska lämnas över till nästa process

Uppdatera och skriv rent dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls”
Fundera igenom kalkylen och skriv ner viktiga punkter i dokumentet ”Kalkylprojekt – Game plan.xls” under rubriken Kalkyl.

Tre viktiga framgångspunkter

Game plan
RoM
Kontinuerlig bedömning av konkurrens via leverantörer

Processmätning

För att mäta och följa hur vår kalkylprocess fungerar och levererar så har vi infört ett antal mätpunkter enligt nedan. Uppföljning sker i dokumentet ”Verksamhetsmål och nyckeltal”.

Antal vunna och förlorade anbud (uppdateras kontinuerligt i dokumentet ”Marknadslista och anbudsplanering” av processen marknadsbearbetning)
Antal överlämnade ” Kalkylprojekt – Game plan.xls” till nästa process.

Dokument

Kalkylprojekt – RoM.xls
Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls
Kalkylprojekt – Game plan.xls