Processtyrning – Kalkyl
Ovan processflöde illustrerar vår kalkylprocess med start i kalkylbeslut till överlämning

Inläsning
Ta över kalkylbeslutet från beslutsfattare i marknadsbearbetningen.
Börja med att skriv ut relevanta dokument så som AF-del, Teknisk beskrivning / mängdförteckning och ritningar. Tänk på miljön, det är oftast ingen mening med att skriva ut en MUR på 500 sidor.
Sätt in textdokument i en pärm samt anslå ritningar på väggar nära din arbetsplats. Under kalkylprocessen så är en lättillgänglig och överskådlig bild av projektet viktig.
Läs igenom AF-delen
- Dubbelkolla så att vi klarar uppsatta krav i hela AF-delen, inte bara under AFB.52.
- Upprätta lista över anbudskrav och vad som ska lämnas med anbudet. Klarar vi kraven? Behöver CV uppdateras?
- Leta risker och möjligheter. För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls”
Läs på övriga handlingar
- Vad och hur ska vi bygga?
- Identifiera leverantörsbehov. Vilka offertförfrågningar behöver göras? För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls”. Prioritera vilka som är kritiska och måste ut omgående.
- Leta risker och möjligheter. För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls
Platsbesök
- Ta med ritningar och åk ut på plats. Fundera över och undersök saker som etableringsplats, tjocklek matjord, TA-lösning osv.
Anbudplanering
- Gör en storleksbedömning av projektet
- Upprätta en enkel tidplan över anbudsarbetet för att undvika tidsnöd på slutet. Efter att anbudsgenomgång är gjord och anbudspriset är bestämt så tar anbudet med inlämning ca 4-6 timmar att göra.
- Fundera över tänkt organisation. Vilken platschef är tilltänkt?
- Om kalkylen är stor, begär hjälp och fördela uppgifter. Boka in delavstämning av kalkylarbetet.
- Boka anbudsgenomgång.
Kalkylering
Genom kalkylprocessen är det viktigt att föra anteckningar över tankar och beslut som tas. I huvudsak ska detta göras i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls” men även kommentarer i kalkylprogrammet eller en löpande dagbok underlättar för att skapa en Game plan.
- Begär in prioriterade offerter. För anteckningar och uppdatera i dokumentet ”Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls”. Maila inte bara ut förfrågningar utan ring gärna leverantörer för att få en känsla av produkten, konkurrensbilden osv.
- Skriv in kalkylen i kalkylprogram
- Lägg in ”dummy-” eller erfarenhetsrecept för varje post i kalkylen.
- Gör en ny bedömning av anbudets storlek och resursåtgång. Hur många grävmaskiner och hantverkare behövs?
- Arbeta vidare med inköp och dokumentet ”Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls”. Lägg fokus på de viktigaste köpen och fråga minst tre på dessa.
Viktigt att fortlöpande uppdatera dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls” genom hela processen.
Anbudsgenomgång
Anbudsgenomgången är viktig och därför bör ostörd tid sättas av till detta. Beroende på anbudsstorlek krävs ofta ½ till 1 full arbetsdag.
Inlämning / Överlämning
Genom denna del är det bra att kolla och dubbelkolla sig själv hela tiden. Lätt att göra fel, missa dokument eller hamna i tidsnöd. Ta hjälp om det behövs.
Anbudsinlämning
- Sätt ihop alla anbudsdokument i mappen ”Anbud”.
- Bocka av listan över anbudskrav och vad som ska lämnas med anbudet som upprättades under inläsningen.
- Kontrollera dig själv
- Ladda upp i upphandlingsportal
- Kontrollera dig själv. Kolla igenom listan en gång till.
Överlämning
Förbered för att vi vinner anbudet och kalkylen ska lämnas över till nästa process
- Uppdatera och skriv rent dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls”
- Fundera igenom kalkylen och skriv ner viktiga punkter i dokumentet ”Kalkylprojekt – Game plan.xls” under rubriken Kalkyl.
Tre viktiga framgångspunkter
- Game plan
- RoM
- Kontinuerlig bedömning av konkurrens via leverantörer
Processmätning
För att mäta och följa hur vår kalkylprocess fungerar och levererar så har vi infört ett antal mätpunkter enligt nedan. Uppföljning sker i dokumentet ”Verksamhetsmål och nyckeltal”.
- Antal vunna och förlorade anbud (uppdateras kontinuerligt i dokumentet ”Marknadslista och anbudsplanering” av processen marknadsbearbetning)
- Antal överlämnade ” Kalkylprojekt – Game plan.xls” till nästa process.
Dokument
- Kalkylprojekt – RoM.xls
- Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls
- Kalkylprojekt – Game plan.xls