Kalkyl old

Processtyrning – Kalkyl

Ovan processflöde illustrerar vår kalkylprocess med start i kalkylbeslut till överlämning

Inläsning

Ta över kalkylbeslutet från beslutsfattare i marknadsbearbetningen.

Börja med att skriv ut relevanta dokument så som AF-del, Teknisk beskrivning / mängdförteckning och ritningar. Tänk på miljön, det är oftast ingen mening med att skriva ut en MUR på 500 sidor.
Sätt in textdokument i en pärm samt anslå ritningar på väggar nära din arbetsplats. Under kalkylprocessen så är en lättillgänglig och överskådlig bild av projektet viktig.

Läs igenom AF-delen

  • Dubbelkolla så att vi klarar uppsatta krav i hela AF-delen, inte bara under AFB.52.
  • Upprätta lista över anbudskrav och vad som ska lämnas med anbudet. Klarar vi kraven? Behöver CV uppdateras?
  • Leta risker och möjligheter. För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls”

Läs på övriga handlingar

  • Vad och hur ska vi bygga?
  • Identifiera leverantörsbehov. Vilka offertförfrågningar behöver göras? För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls”. Prioritera vilka som är kritiska och måste ut omgående.
  • Leta risker och möjligheter. För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls

Platsbesök

  • Ta med ritningar och åk ut på plats. Fundera över och undersök saker som etableringsplats, tjocklek matjord, TA-lösning osv.

Anbudplanering

  • Gör en storleksbedömning av projektet
  • Upprätta en enkel tidplan över anbudsarbetet för att undvika tidsnöd på slutet. Efter att anbudsgenomgång är gjord och anbudspriset är bestämt så tar anbudet med inlämning ca 4-6 timmar att göra.
  • Fundera över tänkt organisation. Vilken platschef är tilltänkt?
  • Om kalkylen är stor, begär hjälp och fördela uppgifter. Boka in delavstämning av kalkylarbetet.
  • Boka anbudsgenomgång.

Kalkylering

Genom kalkylprocessen är det viktigt att föra anteckningar över tankar och beslut som tas. I huvudsak ska detta göras i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls” men även kommentarer i kalkylprogrammet eller en löpande dagbok underlättar för att skapa en Game plan.

  • Begär in prioriterade offerter. För anteckningar och uppdatera i dokumentet ”Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls”. Maila inte bara ut förfrågningar utan ring gärna leverantörer för att få en känsla av produkten, konkurrensbilden osv.
  • Skriv in kalkylen i kalkylprogram
  • Lägg in ”dummy-” eller erfarenhetsrecept för varje post i kalkylen.
  • Gör en ny bedömning av anbudets storlek och resursåtgång. Hur många grävmaskiner och hantverkare behövs?
  • Arbeta vidare med inköp och dokumentet ”Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls”. Lägg fokus på de viktigaste köpen och fråga minst tre på dessa.

Viktigt att fortlöpande uppdatera dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls” genom hela processen.

Anbudsgenomgång

Anbudsgenomgången är viktig och därför bör ostörd tid sättas av till detta. Beroende på anbudsstorlek krävs ofta ½ till 1 full arbetsdag.

Inlämning / Överlämning

Genom denna del är det bra att kolla och dubbelkolla sig själv hela tiden. Lätt att göra fel, missa dokument eller hamna i tidsnöd. Ta hjälp om det behövs.

Anbudsinlämning

  • Sätt ihop alla anbudsdokument i mappen ”Anbud”.
  • Bocka av listan över anbudskrav och vad som ska lämnas med anbudet som upprättades under inläsningen.
  • Kontrollera dig själv
  • Ladda upp i upphandlingsportal
  • Kontrollera dig själv. Kolla igenom listan en gång till.

Överlämning

Förbered för att vi vinner anbudet och kalkylen ska lämnas över till nästa process

  • Uppdatera och skriv rent dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls”
  • Fundera igenom kalkylen och skriv ner viktiga punkter i dokumentet ”Kalkylprojekt – Game plan.xls” under rubriken Kalkyl.

Tre viktiga framgångspunkter

  • Game plan
  • RoM
  • Kontinuerlig bedömning av konkurrens via leverantörer

Processmätning

För att mäta och följa hur vår kalkylprocess fungerar och levererar så har vi infört ett antal mätpunkter enligt nedan. Uppföljning sker i dokumentet ”Verksamhetsmål och nyckeltal”.

  • Antal vunna och förlorade anbud (uppdateras kontinuerligt i dokumentet ”Marknadslista och anbudsplanering” av processen marknadsbearbetning)
  • Antal överlämnade ” Kalkylprojekt – Game plan.xls” till nästa process.

Dokument

  • Kalkylprojekt – RoM.xls
  • Kalkylprojekt – Offertförfrågningar.xls
  • Kalkylprojekt – Game plan.xls

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.