Planering och uppstart old

Processtyrning – Planering och uppstart

Ovan flöde illustrerar vår planering- och uppstartsprocess med start i kalkylöverlämning till etablering

Processen Planering & uppstart utförs av tilltänkt projektorganisation. När kalkyl vinner ett anbud så startar ansvarig arbetschef processen med att tillsätta platschef och eventuellt roller som mät och arbetsledare. Därefter kallar hen till internt startmöte. Inför interna startmötet förväntas alla läsa in projektet för att mötet ska bli konstruktivt.

Inläsning

Börja med att ta över utskrivna dokument från kalkyl. Komplettera med relevanta dokument som kanske inte har skrivits ut eller har förkommit:

  • AF-del
  • Teknisk beskrivning / mängdförteckning
  • Ritningar
  • Övriga relevanta dokument för inläsning av projektet

Börja sätta in handlingarna i projektpärmar enligt pärmregister i mappstruktur. Arbetet med projektpärmar fortsätter under ”Planering och inköp”.

Läs igenom AF-delen

Viktiga delar att hålla koll på i AF-delen:

  • Kolla förutsättningar under AFC.13
  • Kolla tider under AFC.4
  • Kolla viten under AFC.5
  • Kolla ersättningsmodeller, både för kontrakt och ÄTA under AFC.6
  • Undersök om beställaren tillhandahåller några varor. Kan stå på lite olika ställen i AF-delen. Ofta skrivs det under samordnings- eller sidoentreprenörspunkter.
  • Leta risker och möjligheter. För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls”

Läs på övriga handlingar

  • Vad och hur ska vi bygga? Studera projektet i detalj.
  • Leta risker och möjligheter. För anteckningar i dokumentet ”Kalkylprojekt – RoM.xls

Platsbesök

  • Ta med ritningar och åk ut på plats. Fundera över och undersök saker som etableringsplats, produktionsupplägg, TA-lösning osv.

Internt startmöte

Starta med att Platschefen tar över och går igenom kalkylbeslutet i dokumentet ”Kalkylprojekt – Game plan.xls”.

Ansvarig arbetschef kallar och håller i internt startmöte. Protokoll förs i mallen ”Projekt Internt startmöte.docx” som återfinns under:

  • Aktuellt projekt\10 Möten (egen pärm)\00 Planeringsstartmöte – internt.

Färdigt protokoll sparas ner i samma mapp.

På mötet fördelas arbetsuppgifter utefter mötesprotokollet och lista Checklista uppstart.xlsx som återfinns i samma mapp som protokollet.

Identifiera vad som ska levereras på ”Startmöte med kund” och tillse att de sakerna tas fram i tid.

Planering och inköp

Fundera runt strategin för projektet. Vad säger game-plan från kalkyl? Vilka är de viktiga framgångsfaktorerna i just detta projekt och vad är kritiskt? Uppdatera Game plan-filen.

Planering

Upprätta en huvudtidplan:

  • Starta med att försöka dela in projektet geografiskt eller i byggdelar för att kunna bryta ner tidplanen i mer greppbara delar.
  • Grovmängda projektet för att bilda dig en uppfattning om hur arbetet är fördelat.
  • Bestäm dig för en detaljnivå av planering. Är den för övergripande så kommer den inte med stor sannolikhet inte stämma samtidigt som en plan på ”skruv och mutter”-nivå tar väldigt lång tid att upprätta.

Tänk på att olika projekt kräver olika detaljeringsnivå men en väl genomarbetad tidplan där du har bra koll på detaljer skapar trygghet i alla projekt!

Upprätta en detaljerad tidplan för inledande arbeten:

  • Använd mallarna 2- eller 4-veckorstidplan som återfinns i mappen 06 Tidplaner.
  • Tänk igenom första tiden av projektet och försök att planera denna i detalj.

Det är mycket som händer i starten av ett projekt varför det är viktigt att ge produktionen mesta och bästa möjliga förutsättningar för att bli så självgående som möjligt.  

Upprätta arbetsberedningar för kritiska och produktionstekniska moment som sker under första månaden samt för moment som kräver beredning av arbetsmiljöskäl. Titta i riskbedömningen och fundera över vilka moment som behöver en beredning. Återkommande moment i vår verksamhet som kräver beredning:

  • Arbeten där risk för fall från högre höjd än 2 m finns
  • Arbeten där risk finns att begravas under jordmassor
  • Arbeten med tunga lyft t.ex lossning av leveranser eller montage av l-stöd / brunnar
  • Rivning av hälsofarligt material
  • Arbete med kedjesåg eller röjsåg

Boka in ett uppstartsmöte med produktionspersonalen där du går igenom projektet och planeringen i stort samt i detalj för den första tiden.
Skriv ut ritningar, arbetsberedningar och gör pedagogiska förklaringar inför mötet.

Inköp

Ta hjälp av stödprocessen ”Inköp”. Mallar och arbetssätt beskrivs ytterligare där.

Titta över de offerter och utvärderingar som finns från kalkylskedet. Bedöm utefter tidplan vilka köp som är brådskande och sätt fart på dessa.

Ofta kan offerttider ha löpt ut pga att våra leverantörer lämnar korta giltighetstider. Se över dessa och be om förlängning om vi behöver mer tid för att utvärdera inköpet.

Startmöte med kund

Startmötet lägger grunden för det kommande samarbetet. Det är viktigt att inge tillit och presentera företaget på ett professionellt sätt. Vi går aldrig ensamma på ett startmöte, då bokar vi hellre om. Minimum deltagare är Ombud och Platschef.

Dokument att leverera

Till ett startmöte skall vi en hel del dokument tas fram och levereras över till kund. Ofta står detta beskrivet under punkt AFC/D.331.

Att ha ordning på alla papper och kunna leverera enligt krav redan från start ger ett professionellt intryck.

Generellt skall vi alltid ta fram följande till startmöte:

  • Huvudtidplan
  • Arbetsmiljöplan
  • Projektplan
  • Betalplan

Taktik – Vinn mötet!

Startmötet är ett av projektets viktigaste möten. Som tidigare sagt så är det här vi lägger grunden för det kommande samarbetet.

Inför startmötet skall vi kunna projektet bättre än vår kund, vilket vi gärna visar genom att ställa några detaljtekniska frågor på mötet.

Punkter att tänka på:

  • Ha ett ”inför-möte” med alla deltagare från vår sida.
  • Dela upp vem som lyfter/äger vilken fråga.
  • Diskutera runt vad som är värt att lyfta tidigt och vad ska tas längre fram i projektet
  • Tryck på viktiga frågor där vi snabbt behöver svar
  • Vinn mötet!

Tre viktiga framgångspunkter

  • Game plan
  • Checklista Uppstart
  • Fundera i termer om strategi och taktik för projektet.
    (Hur vinner vi delarna för att vinna helheten i projektet)

Processmätning

För att mäta och följa hur vår Planering och uppstartsprocess fungerar och levererar så har vi infört ett antal mätpunkter enligt nedan. Uppföljning sker i dokumentet ”Verksamhetsmål och nyckeltal”.

  • Procentuell utförd Checklista uppstart när vi börjar bygga

Dokument

  • Projekt Internt startmöte.docx
  • Checklista uppstart.xlsx

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.